No_Fee Blog

A. Karakteristik ERP

Karakteristik tertentu dari ERP yang dimaksud dalam definisi ERP oleh Daniel E. O’Leary di atas meliputi hal-hal sebagai berikut ini.

ó Sistem ERP adalah suatu paket perangkat lunak yang didesain untuk lingkungan pelanggan pengguna server, apakah itu secara tradisional atau berbasis jaringan.

ó Sistem ERP memadukan sebagian besar dari proses bisnis.

ó Sistem ERP memproses sebagian besar dari transaksi perusahaan.

ó Sistem ERP menggunakan database perusahaan yang secara tipikal menyimpan setiap data sekali saja.

ó Sistem ERP memungkinkan mengakses data secara waktu nyata (real time)

ó Dalam beberapa hal sistem ERP memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan.

ó Sistem ERP menunjang sistem multi mata uang dan bahasa, yang sangat diperlukan oleh perusahaan multinasional.

ó Sistem ERP memungkinkan penyesuaian untuk kebutuhan khusus perusahaan tanpa melakukan pemrograman kembali.

B. Integrasi Perencanaan ERP

Pengertian integrasi menyangkut hal-hal sebagai berikut.

ó Penghubungan antar berbagai aliran proses bisnis.

ó Teknik komunikasi.

ó Sinkronisasi operasi bisnis.

ó Koordinasi operasi bisnis.

Integrasi alasan penggunaan ERP, khususnya integrasi perencanaan dalam ERP meliputi informasi keuangan, informasi pesanan pelanggan, standarisasi dan percepatan proses manufaktur, mengurangi persediaan, dan standarisasi informasi karyawan

1. Integrasi Informasi Keuangan.

Sebelum penggunaan ERP masing-masing bagian memberikan laporan mengenai informasi keuangan berdasarkan database, dan versinya sendiri-sendiri yang menggunakan sistem komputer sendiri-sendiri misalnya angka penjualan, angka pendapatan, dan sebagainya. ERP menawarkan satu kebenaran dalam satu versi karena masing-masing menggunakan database dan sistem yang sama.

2. Integrasi Informasi Pesanan Pelanggan.

Dengan ERP, status dan perkembangan pesanan pelanggan dapat dilacak secara akurat oleh siapa saja sejak dari penerimaan oleh bagian penjualan sampai barang yang dipesan siap dikirimkan. Dengan ini perusahaan dapat dengan mudah melacak pesanan, melakukan koordinasi antar bagian manufaktur, pergudangan, dan pengiriman.

3. Standarisasi dan Percepatan Proses Manufaktur.

ERP mengganti proses manufaktur yang tadinya tidak standar menjadi proses manufaktur yang standar, termasuk proses otomatisasi. Standarisasi proses dengan menggunakan sistem komputer yang terintegrasi dapat menghemat waktu, meningkatkan produktivitas, dan mengurangi jumlah tenaga kerja.

4. Mengurangi Persediaan.

Dengan ERP, perencanaan kebutuhan barang untuk manufaktur yaitu bahan mentah dan bahan penolong akan lebih akurat dan tepat waktu sehingga ini akan mengurangi tertumpuknya barang di gudang penyimpanan. Pengurangan persediaan ini juga berlaku untuk barang setengah jadi dan produk jadi, karena arus produk jadi ke pelanggan dapat direncanakan dengan lebih baik.

5. Standarisasi Informasi Karyawan.

Ini khususnya berlaku untuk perusahaan yang mempunyai berbagai unit bisnis, yang mungkin tidak mempunyai data mengenai karyawan yang standar dan seragam sehingga pemanfaatan karyawan dalam seluruh grup perusahaan tidak dapat dilakukan secara optimal. Dengan adanya standarisasi informasi, kelebihan jam karyawan di suatu unit bisnis mungkin dapat dimanfaatkan di unit bisnis lain yang mengalami kekurangan tenaga.

C. Keuntungan ERP

Beberapa keuntungan penggunaan sistem ERP dalam perusahaan antara lain dapat disebutkan sebagai berikut.

ó ERP menawarkan sistem terintegrasi di dalam perusahaan, sehingga proses dan pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan lebih efektif dan efisien.

ó ERP juga memungkinkan melakukan integrasi secara global. Halangan yang tadinya berupa perbedaan valuta, perbedaan bahasa, dan perbedaan budaya, dapat dijembatani secara otomatis, sehingga data dapat diintegrasikan.

ó ERP tidak hanya memadukan data dan orang, tetapi juga menghilangkan kebutuhan pemutakhiran dan pembetulan banyak sistem komputer yang terpisah.

ó ERP memungkinkan manajemen mengelola operasi, tidak hanya sekedar memonitor saja. Dengan ERP, manajemen tidak hanya mampu untuk menjawab pertanyaan ’Bagaimana keadaan kita ?’ tetapi lebih-lebih mampu menjawab pertanyaan ’Apa yang kita kerjakan untuk menjadi lebih baik ?’

ó ERP membantu melancarkan pelaksanaan manajemen supply chain dengan kemampuan memadukannya.

D. Resiko yang berkaitan dengan implementasi ERP

Selain mempunyai keuntungan dalam pengimplementasiannya, ERP juga mempunyai beberapa resiko, diantaranya :

ó Big Bang Versus Phased-in Implementation

Terdapat dua pendekatan umum untuk mengimplementasikan sisem ERP yaitu Big bang dan phased-in. Big bang yaitu suatu strategi penerapan seluruh modul dalam paket ERP secara simultan di seluruh fungsi perusahaan. Kelebihannya adalah hanya memerlukan sedikit interface antara sistem lama dan sistem baru, sangat efisien dari segi waktu dan hasilnya optimal. Kekurangannya adalah implementasi yang kompleks sehingga resiko kegagalan tinggi

Sedangkan Phased-in melakukan implementasi sedikit demi sedikit. Tahap selanjutnya berkonsentrasi mengimplementasikan modul yang terkait.

Keseluruhan proses bisnis harus terlebih dahulu disiapkan. Kelebihannya adalah kompleksitas dapat dikurangi, memungkinkan terjadinya perbaikan proyek yang akan datang akibat konsultasi internal, ongkos tidak terlalu membebani. Kekurangan adalah waktu implementasi keseluruhan lebih panjang. Manfaat dari ERP hanya dapat dirasakan sedikit demi sedikit akibatnya hasil tidak optimal.

ó Perlawanan untuk merubah budaya bisnis

Keberhasilan penerapan suatu sistem harus didukung oleh keseluruhan unit bisnis yang terlibat. Terutama dalam pengimplementasian sistem baru. Jika budaya perusahaan tidak memberikan toleransi dan tidak berkeinginan untuk mengimplementasikan ERP, maka jika tetap diterapkan implementasi tersebut tidak akan berhasil.

ó Kesalahan dalam memilih ERP

Ketika hendak memutuskan untuk memakai ERP, user perlu untuk mengetahui apakah ERP tersebut layak dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan, budaya perusahaan, dan proses bisnis yang dijalankan perusahaan tersebut. Karena jika tidak sesuai akan menimbulkan gangguan pada kinerja perusahaan dan pada sistem itu sendiri.

ó Kesalahan memilih Konsultan

Konsultan ERP mempunyai peran yang cukup penting dalam penerapan sistem ERP. Konsultan bertugas untuk mengkordinasikan program, membantu perusahaan mengidentifikasi apa yang dibutuhkan, mengembangkan keperluan spesifikasi ERP, memilih paket ERP,dan lainnya. Seorang konsultan ERP dibayar dengan biaya yang tinggi. Kesalahan dalam memilih konsultan dapat menyebabkan sistem tidak merfungsi efektif dan efisien. Oleh karena itu perusahaan harus memilih konsultan yang benar-benar mengerti konsep dan pengimplementasian ERP.

ó Biaya yang Tinggi

Kalau suatu perusahaan akan mengimplementasikan sistem ERP, biaya apa saja yang diperlukan ? Untuk menjawab pertanyaan ini, di bawah ini diberikan beberapa hal yang memerlukan pembiayaan.

ó Pembelian perangkat lunak ERP, yang tergantung dari pemasok yang dipilih dan besarnya modul yang digunakan, sesuai dengan besarnya perusahaan.

ó Pembelian perangkat keras baru, yang mampu mengerjakan perangkat lunak ERP yang cukup kompleks.

ó Biaya untuk konsultan dan analis.

ó Biaya dari waktu yang digunakan untuk implementasi, yang merupakan sedikit interupsi dan gangguan dalam proses bisnis.

ó Biaya pendidikan dan pelatihan, baik dalam bentuk uang maupun dalam bentuk waktu.

Sebagai gambaran, biaya perangkat lunak untuk sistem ERP dapat berkisar antara US$ 30.000 untuk paket komputer mikro sampai beberapa juga dolar untuk paket komputer mainframe. Untuk pedoman umum, untuk perusahaan manufaktur kecil, biaya perangkat lunak ini berkisar antara US$ 50.000 dan US$ 200.000. Penggunaan perangkat keras tergantung dari jenis perangkat lunak yang digunakan. Perangkat keras mungkin perlu ditingkatkan atau diganti. Sebagai gambaran umum, perusahaan manufaktur kecil atau menengah yang sudah menggunakan komputer mikro dan LAN, hanya memerlukan tambahan perangkat lunak yang relatif sedikit.

Sedangkan untuk software-software ERP diantaranya yaitu Dynamics AX , Compiere, ORACLE, JDE, BAAN, MFGPro, Protean, Magic, aLTiUs, SAP, Onesoft, IFS, ELLIPS, AGRESSO, INTACS, EuClid System .

E. Implikasi ERP dalam bidang Auditing

Adanya perubahan lingkungan pemrosesan akuntansi, akan memaksa perubahan padalingkungan audit yang ada. Hal ini harus menjadi awareness tersendiri bagi auditor, dalam konteks ini terjadinya perubahan perhatian auditor. Dalam kaitannya dengan SPI (Struktur Pengendalian Internal).

Dalam standar audit (standar pekerjaan lapangan), dengan jelas meminta setiap auditor agar memiliki pemahaman yang cukup atas struktur pengendalian internal (SPI) klien, hal ini dalam rangka membuat perencanaan audit yang diperlukan dalam penugasan audit.

AICPA (american institute of certified public accountant), mengemukakan adanya lima elemen SPI, yakni control environment, risk assessment, control activities, information and communication dan monitoring. Perbedaan yang sangat terlihat signifikan dalam lingkungan berbasis enterprise (ERP) kaitannya dengan SPI, yakni control activities dan information and communication. Control activities.

Dalam lingkungan tradisional, control activities yang dilakukan melalui pemisahan tugas dalam 3 area, yakni bagian yang mengotorisasi transaksi, bagian yang mencatat transaksi dan bagian yang mempunyai akses langsung dengan asset harus orang yang berbeda.

Dalam lingkungan yang berbasis enterprise (ERP), pemisahan yang ada bukan pada konteks 3 area (otorisasi, pencatatan transaksi dan akses langsung), namun lebih kearah pemisahan tugas dalam kaitan langsung dengan sistem enterprise yang ada, yakni pemisahan bagian system users, systems designers, system programming and system analyst. Kondisi ini disebabkan adanya perubahan fungsi dan peranan SDM, dimana dalam konteks sistem yang berbasis enterprise (ERP), aktivitas yang ada sudah diautomasikan dalam konteks keseluruhan perusahaan (enterprise), sehingga yang menjadi focus, bukan lagi aktivitas manual, namun lebih kearah aktivitas dalam sistem yang berbasis enterprise.

Sebagai contoh, salah satu kecurangan yang dapat terjadi dalam sistem yang berbasis enterprise adalah “salami”. Kasus “salami” ini bisanya terjadi dalam dunia perbankan, dimana sang programmer menambahkan program khusus dalam sistem yang ada untuk melakukan transfer atas pencurian bunga nasabah senilai 0.1%. Kita bisa bayangkan, jika nasabah berjumlah 1 juta nasabah.

Berkaitan dengan sistem yang digunakan dalam menghasilkan laporan keuangan, SPAP meminta auditor untuk memiliki pemahaman yang cukup atas sistem informasi yang dimiliki klien dalam penugasan auidt. Hal ini dilakukan agar auditor memahami pemrosesan data transaksi menjadi laporan keuangan.

Adanya perbedaan antara sistem yang tradisional dengan sistem yang berbasis enterprise akan membawa dampak terhadap penanganan auditor penugasan audit. Dalam proses bisnis yang berbasis tradisional, auditor dapat masih melihat dokumen-dokumen bukti transaksi yang ada dan dalam lebih jelas menelusuri proses pembuatan laporan keuangan berdasarakan dokumen transaksi yang ada, sedangkan dalam sistem yang berbasis enterprise, auditor tidak dapat melihat proses pembuatan laporan keuangan secara kasat mata. Dalam konteks ini maka auidtor harus meyakini bahawa sistem yang mengolah data transaksi tersebut harus benar-benar dapat dipercaya, sehingga ketika data transaksi yang masuk valid, maka kita dapat mempercaya output yang dihasilkan sangat valid. Hal ini akan membuat auditor lebih memfokuskan dirinya pada pengaditan sistem yang ada.

Dalam kaitannya dengan software ERP. Auditor ketika melakukan audit dalam lingkungan sistem informasi berbasis enterprise (ERP), harus memperhatikan keunikan dan keunggulan masingmasing software, dimana hal ini dapat dimanfaatkanauditor dalam melakukan penugasan audit. Sebagaimana telah dibahas, aplikasi SAP R/3 menyediakan fasilitas audit trail, dimana salah satunya adalah prenumbered document, pengendalian ini dapat digunakan oleh auditor untuk menguji validasi dari data yang di proses dalam ERP.

Ref : Tarigan, Josua. 2009.ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP): DAMPAK DALAM PENDIDIKAN, PROFESI AKUNTAN DAN AUDITOR.